Från veckor till timmar: AI-driven upphandlingsanalys
En svensk koncern automatiserade upphandlingssvar genom en AI-agent som analyserar omfattande kravdokument, matchar mot historik och produktdata, och genererar strukturerade utkast på timmar istället för veckor.
När offentliga och privata upphandlingar innehåller 500–2000 kravpunkter blir manuell analys en flaskhals. Teamet måste tolka juridik, tekniska specifikationer och kommersiella villkor, hitta relevant bevisföring i tidigare projekt och säkerställa konsekvens mellan svar – allt under stram tidpress. Vi byggde en upphandlingsagent som läser kravdokument, identifierar nyckelkrav, och producerar rekommenderade svar på varje kravpunkt – komplett med motiveringar och källhänvisningar. Teamet kan granska, komplettera och leverera direkt.
Utmaningen
Varje upphandling krävde manuell genomläsning av hundratals sidor, tvärfunktionell koordinering mellan juridik, försäljning och teknik, samt upprepad sökning efter motsvarande svar från tidigare anbud. Ledtiden var lång, risken för inkonsekvens hög och det strategiska tänkandet begränsat av tidspress.
Lösningen
- AI-agent som extraherar och kategoriserar kravpunkter från upphandlingsdokument (PDF, Word, Excel).
- Analys i flera steg: matchar krav mot historiska svar, produktdatabas, certifieringar och policydokument.
- Kontextberikning från flera datakällor: kundcase, tekniska specifikationer, prislistor och kompetensregister.
- För varje kravpunkt produceras ett rekommenderat svar med:
Tydlig motivering baserad på företagets kapacitet och tidigare leveranser, källhänvisningar till relevanta dokument, projekt och certifieringar, samt riskbedömning och flaggning av oklara eller problematiska krav.
Resultat
- Från veckor till timmar
Tid för första utkast reducerades med över 90%.
- Högre konsekvens och kvalitet
Tack vare automatisk matchning mot verifierade källor och tidigare godkända svar.
- Strategiskt fokus
Teamet kunde fokusera på strategisk differentiering och värdeskapande snarare än manuell kopiering och sökning.
Affärseffekt
Snabbare svarstider gav möjlighet att delta i fler upphandlingar utan att öka resursbehovet. Bättre spårbarhet och konsekvens stärkte förtroendet hos både interna granskare och upphandlande myndigheter.
Kom igång
För en gratis konsultation. Vår AI Strikeforce hjälper er att kartlägga era upphandlingsflöden, identifiera datakällor och leverera en första prototyp på veckor.