Tillbaka till artiklar
Kundcase

Automatisk upphandlingsmatchning med AI

3 min läsningPeer Digital

En global IT-konsultkoncern automatiserade hela flödet från inkommande upphandlingsavrop till färdigt anbudsutkast genom en AI-agent som matchar mot över 30 ramavtal, bedömer intern kompetens och underkonsulter, och genererar strukturerade förslag.

När man har över 30 ramavtal och hundratals inkommande upphandlingsavrop varje månad blir manuell bevakning och matchning omöjlig. Traditionellt innebar det telefonsamtal, luncher med inköpare och gissningar om vilka möjligheter som faktiskt passar företagets kompetens och kapacitet. Vi byggde en AI-agent som automatiskt bevakar inkommande avrop, triagerar match mot kompetensområden, matchar tillgänglighet och prisbild hos både interna konsulter och underkonsulter, och producerar färdiga anbudsutkast som säljare kan slutföra och skicka.

I korthet

Kund
Global IT-koncern
Bransch
Enterprise IT-konsulting och offentlig upphandling
Utmaning
Manuell bevakning av hundratals avrop, ineffektiv matchning och sena svar
Lösning
AI-agent för automatisk triagering, matchning och anbudsgenererering
Impact
Från reaktiv bevakning till proaktiv automation – potentiell affärseffekt i hundratals miljoner

Utmaningen

Med över 30 ramavtal och kontinuerlig ström av inkommande upphandlingsavrop stod koncernen inför flera kritiska flaskhalsar:

  • Reaktiv bevakning

    Säljare och inköpare försökte hålla koll genom manuella kontroller, mejl och relationsbyggande – vilket ledde till missade möjligheter.

  • Ineffektiv matchning

    Varje avrop krävde manuell kartläggning av intern kompetens, tillgänglighet och prisbild hos både anställda konsulter och underkonsulter.

  • Långsam svarstid

    Tiden från avrop till färdigt anbud var för lång, vilket minskade chansen att vinna uppdragen.

  • Inkonsekvent kvalitet

    Brist på strukturerad process gav varierande anbudskvalitet och suboptimal resursmatchning.

Lösningen: En heltäckande upphandlingsagent

Vi designade och implementerade en AI-agent som täcker hela flödet från inkommande avrop till färdigt anbudsutkast:

  1. 1
    Automatisk övervakning

    Agenten bevakar inkommande upphandlingsavrop från över 30 ramavtal i realtid och flaggar nya möjligheter omedelbart.

  2. 2
    Intelligent triagering

    Varje avrop analyseras och matchas mot företagets definierade kompetensområden, tjänsteportfölj och strategiska prioriteringar.

  3. 3
    Kompetensmatchning – interna konsulter

    Agenten söker igenom intern konsultdatabas med kompetenser, certifieringar, tillgänglighet och aktuell prisbild.

  4. 4
    Kompetensmatchning – underkonsulter

    Samtidig matchning mot nätverk av underkonsulter med kompetens, referenser, tillgänglighet och prisnivå.

  5. 5
    Anbudsgenerering

    Baserat på matchningen skapar agenten ett strukturerat utkast på anbudssvar med rekommenderad resursallokering, tidplan och prisbild.

  6. 6
    Säljstöd och finalisering

    Säljare får ett färdigt utkast att granska, komplettera med kommersiella argument och skicka – istället för att starta från scratch.

Teknisk implementation

  • Integration med upphandlingsplattformar och ramavtalsdatabaser för automatisk datahämtning.
  • NLP-baserad analys av avropstexter för att extrahera krav, kompetenskrav och tidsramar.
  • Matching-algoritm som väger kompetens, tillgänglighet, kostnad och historisk leverans.
  • Integrationer med HR-system, tidrapportering och underkonsultnätverk för realtidsdata.
  • Automatisk generering av anbudsutkast i företagets standardformat med dynamisk prissättning.

Resultat och affärseffekt

  • Från reaktiv till proaktiv

    Inget avrop missas längre – agenten bevakar och triagerar 24/7.

  • Dramatiskt snabbare svarstid

    Tid från avrop till färdigt anbudsutkast reducerades från dagar/veckor till timmar.

  • Optimal resursmatchning

    Automatisk analys av både interna och externa resurser ger bästa möjliga matchning mot pris, kompetens och tillgänglighet.

  • Högre vinstgrad

    Snabbare svar, bättre matchning och konsekvent kvalitet ökar chansen att vinna uppdragen.

  • Skalbar affärsmodell

    Kan hantera hundratals avrop per månad utan att öka resursbehovet – potentiell affärseffekt i hundratals miljoner.

Från "ringa och springa" till automatiserad matchning

Traditionellt har upphandlingsarbete handlat om relationer – telefonsamtal, luncher med inköpare och manuell bevakning. Med AI-driven automation kan säljteamet istället fokusera på strategisk positionering och kundrelationer, medan den tunga operativa matchningen och anbudsgenerering sker automatiskt.

Resultatet är inte bara effektivare processer – det är en helt ny affärsmodell där företaget kan delta i betydligt fler upphandlingar med samma resurser, samtidigt som kvaliteten och träffsäkerheten ökar.

Kom igång

  • Vi hjälper er kartlägga era ramavtal, identifiera datakällor och leverera en första prototyp på veckor. Vår AI Strikeforce har erfarenhet av upphandlingsautomation i svensk offentlig sektor.