1. Vem ansvarar?
Peer Digital Sweden AB, organisationsnummer 559295-3821, Thunströms väg 12, 131 31 Nacka, Sverige, ansvarar för den behandling där vi bestämmer ändamål och medel. Kontakta oss om dataskydd eller dina rättigheter på [email protected].
När vi lagrar eller analyserar kunders samtal, transkriptioner, kontaktregister eller annat innehåll på deras instruktioner är vi normalt personuppgiftsbiträde. Kunden, eller kundens uppdragsgivare, ansvarar då för behandlingen och informationen till berörda personer. Vårt personuppgiftsbiträdesavtal reglerar den hanteringen. Frågor om sådant material hänvisas till den ansvariga kunden; vi hjälper kunden att hantera förfrågningar.
2. Uppgifter och ändamål där Peer Digital är ansvarig
Konton och företagskontakter: namn, arbetsadress för e-post, organisation, roll, inloggnings- och behörighetsuppgifter samt dokumenterad avtalsaccept. Vi använder uppgifterna för att administrera åtkomst, kundrelationer och avtal. För kontaktpersoner och användare hos företagskunder stödjer vi oss normalt på vårt berättigade intresse av att tillhandahålla och administrera företagstjänsten. När personen själv är avtalspart kan nödvändig behandling stödjas på avtal. En verifierbar e-postadress och nödvändiga konto- och behörighetsuppgifter krävs för att skapa och använda ett konto; utan dem kan vi inte ge kontoåtkomst. För ett betalt abonnemang krävs även faktureringsuppgifter för att vi ska kunna hantera beställningen.
Betalning och bokföring: faktureringsuppgifter, betalningsreferenser, abonnemang och debiterbar användning. För abonnemangs- och faktureringsadministration är grunden normalt vårt berättigade intresse av att administrera företagskundens avtal, eller avtal när personen själv är avtalspart. För lagstadgad bokföring och skatteredovisning är grunden rättslig förpliktelse. Betalningsleverantören hanterar kortuppgifter enligt sina villkor; vi behöver inte lagra fullständiga kortnummer för att tillhandahålla abonnemanget.
Support och förfrågningar: kontaktuppgifter, meddelanden och den information som behövs för att besvara frågan. Rättslig grund är normalt vårt berättigade intresse av att ge support och hantera affärskontakter. Kundinnehåll som vi behöver granska i ett supportärende hanteras inom kundens instruktioner.
Säkerhet och begränsad användningsanalys: exempelvis IP-adress, sessionsuppgifter, tekniska fel, svarstider, använda funktioner och förbrukning. Syftet är att skydda tjänsten, felsöka, dimensionera kapacitet och förstå hur funktioner används. Vi stödjer oss normalt på berättigat intresse och begränsar uppgifterna till vad respektive ändamål kräver. Detta är inte en generell rätt att använda kunders transkriptioner för egen modellträning.
3. Företagskontakter och offentliga källor
Leadgenerering kan omfatta namn, befattning, arbetsrelaterade kontaktuppgifter, arbetsgivare, källhänvisningar och yrkesrelaterade bedömningar. Källorna kan vara företagswebbplatser, offentliga register, publika yrkesprofiler och dataleverantörer. Offentlig tillgänglighet innebär inte att uppgifterna saknar dataskydd.
När Peer Digital själv bestämmer insamling och tillhandahållande av sådana uppgifter är vi personuppgiftsansvariga. Behandling för relevant B2B-kontaktförmedling kan stödjas på berättigat intresse efter en bedömning av nödvändighet, rimliga förväntningar och påverkan på den registrerade. När vi endast behandlar kundens register på instruktion är kunden ansvarig.
När information inte samlas in direkt från dig ska tillämplig information lämnas enligt artikel 14 GDPR, normalt senast inom en månad eller tidigare vid första kontakt eller utlämnande, om inget tillämpligt undantag gäller. Du kan kontakta oss för information om källor, rättelse, invändning eller radering. Du har alltid rätt att invända mot behandling för direktmarknadsföring, inklusive tillhörande profilering.
4. Samtal, AI och förbättringar
Kundmaterial kan innehålla röster, transkriptioner, kontaktuppgifter, mötesinformation, medarbetares resultat och annat som nämns i ett samtal. Valda AI-funktioner kan skicka relevant innehåll till de leverantörer som används för transkription, analys eller assistentfunktioner. Kunden ansvarar för att användningen och informationen till samtalsdeltagare och medarbetare är laglig.
Vi kan använda korrekt anonymiserad statistik för att förbättra tjänsten. Att skapa anonym statistik från personuppgifter kräver också rättsligt stöd och, när vi är biträde, dokumenterade instruktioner. Identifierbart kundinnehåll får inte återanvändas för egna utvecklingsändamål enbart med stöd av denna policy. Ett sådant upplägg kräver en separat bedömning och information till berörda personer.
Om en kund särskilt godkänner granskning av transkriptioner för produktförbättring enligt användarvillkoren är Peer Digital personuppgiftsansvarig för den granskning som vi utför för våra egna utvecklingsändamål. Ändamålet är att upptäcka fel och förbättra transkriptionernas och analysernas kvalitet för flera kunder. Innan granskningen inleds fastställer vi rättslig grund och lämnar närmare information till berörda personer om vilka uppgifter som används, mottagare, lagringstid och deras rättigheter. Berättigat intresse får användas endast efter en dokumenterad prövning av nödvändigheten och de berörda personernas rättigheter och rimliga förväntningar. Accept av användarvillkoren är inte samtycke från samtalsdeltagare eller medarbetare.
AI-resultat kan vara felaktiga. Kunden ska göra mänsklig granskning innan resultaten används för beslut som påverkar personer. Om en viss behandling omfattar automatiserat beslutsfattande med rättsliga eller liknande betydande följder krävs särskild bedömning och information för den behandlingen.
5. Mottagare och överföringar
Uppgifter kan delas med behöriga användare hos kunden, kundens aktiverade integrationer och leverantörer för drift, lagring, kommunikation, betalning och AI. Exempel i plattformens leverantörskedja är Hetzner, Cloudflare, Google, OpenAI, Resend och Stripe. Vilka som får visst kundinnehåll beror på använda funktioner och inställningar. Aktuella uppdrag och förändringar av underbiträden ska dokumenteras och kommuniceras enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.
När en leverantör behandlar uppgifter för vår räkning kräver vi lämpligt personuppgiftsbiträdesavtal. Vissa mottagare, exempelvis för egna betalnings- och rättsliga skyldigheter, kan ha ett självständigt personuppgiftsansvar. Vi kan också lämna ut uppgifter när det krävs enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Behandling eller åtkomst kan ske utanför EU/EES beroende på leverantör och funktion. Sådana överföringar får endast ske med stöd av ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller andra giltiga skyddsåtgärder, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler och nödvändiga kompletterande åtgärder. Kontakta oss för information om mottagare, berörda länder och en kopia av tillämpliga skyddsåtgärder.
6. Hur länge sparas uppgifterna?
Kontouppgifter och företagskontakter sparas så länge de behövs för aktiv åtkomst och kundrelationen. Avtalsbevis och uppgifter som behövs för rättsliga anspråk kan sparas därefter under relevant preskriptionstid. Bokföringsmaterial sparas under den tid bokföringsreglerna kräver.
Supportuppgifter, loggar och användningsdata ska bara sparas så länge de behövs för respektive ärende, säkerhetsutredning, driftsanalys eller rättslig skyldighet. Behovet bedöms utifrån uppgifternas art och ändamål. Leaduppgifter ska hållas aktuella och tas bort eller begränsas när ändamålet upphör eller en tillämplig invändning kräver det.
Kunders innehåll lagras enligt kundens instruktioner och avtal. Samtal och transkriptioner raderas inte automatiskt enbart för att ett abonnemang sägs upp eller en analys arkiveras. Återlämning och radering, inklusive hantering av säkerhetskopior, ska ordnas enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. Kontakta oss för att hantera avslut och radering.
7. Dina rättigheter
Du kan begära tillgång, rättelse, radering, begränsning och, när villkoren är uppfyllda, dataportabilitet. Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Om behandlingen grundas på samtycke kan du återkalla det när som helst utan att det påverkar lagligheten före återkallelsen.
Skicka din begäran till [email protected]. Vi kan behöva kontrollera din identitet och ska normalt besvara begäran inom en månad. Om begäran gäller material där en kund är ansvarig hjälper vi dig att komma till rätt part. Du har rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, på imy.se eller hos annan behörig tillsynsmyndighet.
8. Kakor, säkerhet och uppdateringar
Plattformen använder kakor som behövs för inloggning, sessioner och säkerhet. Webbplatsen kan spara ditt val av ljust eller mörkt tema lokalt i webbläsaren. Om vi inför lagring eller spårning som kräver samtycke ska det hanteras separat; accept av användarvillkoren är inte ett sådant samtycke.
Vi använder åtkomstkontroller och andra tekniska och organisatoriska åtgärder anpassade till riskerna. Kundens behörighetsinställningar och användarnas hantering av inloggningsuppgifter är också viktiga för skyddet.
Vi uppdaterar policyn när behandlingen eller reglerna förändras. Väsentliga ändringar meddelas aktivt till berörda personer på ett lämpligt sätt. Vid ett nytt ändamål lämnas information innan den nya behandlingen börjar, och nytt samtycke inhämtas när det krävs. Tidigare versioner bevaras.